4.若是收件人诸如政府、、协会之类的一些对公机构，思量到对方会收到许多差别公司的邮件，应在问题后面直接注明发件人公司，好比“XX活动报名表—德赢VWIN集团”，以利便对方区分。。。5.回复对方邮件时，可以凭证回复内容需要更改问题，不要让问题泛起一大串“RERE”字符。。。RE太多，统一个问题盖了很高的楼，说明交流已经不畅，倒不如一通电话或即时通讯来得高效！！同时也要注重区别回复和所有回复，若是只需发件人知道，用回复，需要揭晓结论性的回复，才需要所有回复。。。不必对所有人一直的RE，特殊是上司，应首先跟发件人单独相同，有结论了再知会各人。。。
三、、关于正文
1.邮件的开头要礼貌并适外地称呼主要收件人，若是知道对方的职务，应按职务尊称对方，好比“X总”、、“X司理”，若是不清晰职务，则应按“x先生”、、“x小姐”来称呼，这样做的另一个作用也可以明确提醒某收件人，此邮件是面向他的；；；在多个收件人的情形下可以称呼各人或者ALL。。。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，更不要还没熟悉的情形下就用“Dear xxx”称呼对方。。。
2.邮件正文要简明简要，句子通顺，建议使用拼音检查，可阻止错别字，若是是英文邮件，最好把拼写检查功效翻开。。。
3.若是事情重大，最好1、、2、、3、、4的列几个段落举行明确说明。。。多用“请、、谢谢、、您”之类的语句和称呼，以示尊重。。。
4.一次邮件把所要表达的意思所有说清晰，特殊是发给向导和上级部分的邮件，不要事后再发一封什么“增补”或者“更正”之类的邮件。。。
5.适当用加粗和颜色字体标识主要信息，提醒收件人注重，但不要太频仍，否则提醒效果会大大降低。。。关于一些介绍或讨论性子的邮件，适当插入图片或表格，可以辅助叙述，将意思表述得越发清晰和清晰。。。
6.每封邮件加上署名是很有须要的，署名可以事先编辑并生涯，需要的时间再插入到邮件正文最后处，这样对方可以清晰的知道发件人信息。。。署名信息可包括姓名、、职务、、公司、、电话、、传真、、地点、、公司网址等信息。。。并可在署名末尾引用公司的愿景、、宣传口号等作为署名的一部分，如“耕彼南亩，益我邦畿”，或者是你的座名铭。。。并设置多个署名档，划分应用于对内、、对私、、对公等差别群体的邮件往来。。。
四、、关于附件
1.若是邮件带有附件，应在正文内里提醒收件人，好比“详细请审查附件�。。�！！”。。。2.附件文件名应按有意义的名字命名，不要泛起诸如“1.xls”、、“文件.doc”等类似无法说明附件用途的文件名。。。3.附件数目较多时应打包压缩成一个文件，并在邮件正文处简要说明每个附件文件的用途。。。并注重附件的大�。。。羰歉郊蠛苡锌赡芫土杓荼痉交蚨苑接始衿鞯南拗圃斐煞⑺褪О�。。。
五、、语言选择
1.若是收件人中有外籍人士，应使用英文邮件交流，这点好明确，但若是收件人是其他国家和地区的华人，也应只管接纳英文交流，为什么？由于由于保存中文编码的问题，你的中文邮件在对方的电脑翻开时，很有可能显示成为乱码。。。2.尊重对方的习惯，不自动提倡英文邮件，若是对方与你的邮件往来是中文，那么也请用中文邮件回复。。。3.选择大方并且便于阅读的商务字体，中文建议用微软雅黑或宋体，英文建议用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字。。。经研究证实，这是最适合在线阅读的字号和字体。。。
